Lista de verificación para la reestructuración de viviendas de transición

Esta lista de verificación fue desarrollada para ayudar a los proveedores de viviendas de transición a conceptualizar y planificar el proceso de reestructuración. La lista de verificación y el cronograma pueden modificarse según las circunstancias de su organización y comunidad. La lista de verificación está disponible para su descarga en la parte superior, o una versión en texto se encuentra a continuación.

Fase 1: Evaluación, planificación y preparación (30-60 días)

• Reunirse con su Comité de Planificación del Continuo de Atención local: Es fundamental que su reestructuración esté alineada con el Continuo de Atención y el Plan Decenal de su comunidad. Su plan de reestructuración debe satisfacer las necesidades más apremiantes de su comunidad.

• Desarrollar el Comité de Evaluación de Reestructuración: El proceso de planificación de la reestructuración debe incluir a las partes interesadas necesarias para impulsar el proceso. Los participantes clave en el comité de evaluación pueden incluir:
  • Director Ejecutivo;
  • Miembro(s) clave(s) de la Junta Directiva;
  • 1 a 2 miembros clave del personal;
  • Financiador(es) principal(es); y
  • Personal del Plan Decenal de la comunidad.

• Evaluar el programa actual: Evalúe y analice los datos actuales y establezca datos de referencia. Incluya información sobre qué poblaciones se están atendiendo actualmente, cuánto tiempo permanecen los participantes en el programa, el número y porcentaje de personas que salen a viviendas permanentes y el tiempo que las personas suelen permanecer en el programa.

• Identificar modelos potenciales: El modelo puede incluir realojamiento rápido, vivienda de emergencia o vivienda permanente. Tome en consideración las necesidades de su comunidad, su población objetivo, la configuración de personal necesaria, las nuevas y diferentes asociaciones necesarias y cualquier opción de fusión.

• Identificar barreras para la reestructuración: Identifique barreras y soluciones potenciales. Evalúe el nivel de compromiso o posible resistencia de las partes interesadas clave, incluyendo personal, junta directiva, financiadores y partes interesadas externas importantes. Identifique los problemas a abordar, incluyendo:
  • Fuentes de financiamiento;
  • Revisiones de contratos;
  • Aceptación de la comunidad;
  • y Uso del edificio.

• Desarrollar una estrategia de comunicación: Desarrolle un plan para comunicar el plan de reestructuración a las partes interesadas objetivo, incluyendo el liderazgo del Continuo de Atención, políticos locales, financiadores, junta directiva, personal y gobierno local.

• Producir recomendación final y plan: Finalice las recomendaciones para la reestructuración y un plan de implementación, incluyendo un cronograma de lanzamiento.

Fase 2: Implementación (4-6 meses)

• Identificar una visión y valores fundamentales que impulsarán la reestructuración y adopción de un nuevo modelo.

• Desarrollar una estructura organizativa para el nuevo modelo que incluya un diagrama de flujo del programa.

• Desarrollar un plan para cambiar la cultura organizacional para adoptar los nuevos valores fundamentales y visión. Identifique qué aspectos de la cultura actual necesitarán cambiar para adoptar la filosofía del nuevo modelo.

• Identificar las necesidades de personal y capacitación, incluyendo descripciones de trabajo revisadas. Desarrolle un plan para la comunicación y capacitación continua del personal; esté preparado para la rotación de personal; permita oportunidades para el diálogo abierto.

• Actualizar políticas y prácticas gerenciales para acomodar la transición.

• Obtener el apoyo y respaldo de la Junta Directiva. Identifique quién en su junta directiva apoya esta reestructuración y cómo puede utilizarlos para involucrar al resto de la junta.

• Crear un plan de medición de resultados que incluya:
  • Resultados y puntos de referencia a alcanzar;
  • Revisión trimestral o más frecuente de los puntos de referencia;
  • Comunicar los resultados a los financiadores, personal y junta directiva; y
  • Ajustar según sea necesario para lograr los resultados.

• Desarrollar un presupuesto propuesto. Identifique las fuentes de financiamiento actuales que pueden necesitar modificación y los puntos de contacto para esas fuentes. Identifique posibles fuentes de financiamiento que puedan apoyar el nuevo modelo. (Si el programa está financiado por HUD, contacte a la oficina local respecto a cualquier enmienda contractual que pueda ser necesaria.)

• Identificar asociaciones comunitarias y recursos externos que serán necesarios para apoyar a los hogares. Desarrolle acuerdos modelo (MOU, acuerdos de vinculación y subcontratos) para involucrar a esos socios.

• Desarrollar un plan de comunicación claro. Planifique la comunicación interna con la junta directiva y el personal, y la comunicación externa con la comunidad y los financiadores.

• Si es necesario, tome medidas para alterar el uso del edificio. Las opciones pueden incluir usar el edificio en el nuevo modelo, vender la propiedad y usar los ingresos para el nuevo programa, o utilizar el edificio para otros fines benéficos. Explore y resuelva cualquier restricción de financiamiento o códigos locales que inhiban la venta del edificio o su utilización para otros propósitos.

Fase 3: Iniciar el cambio

Establezca la fecha de inicio para la implementación del nuevo modelo, así como los planes de contingencia. Comunique la fecha de implementación a la comunidad en general. La fecha de inicio puede depender de la financiación y los contratos, y puede llevarse a cabo en fases. Sin embargo, es importante comenzar la transición al nuevo modelo y continuar ajustándolo a medida que se avanza hacia la implementación completa.